L'organizzazione della mostra che abbiamo tenuto quest'anno ha richiesto un notevole impegno.
Avevamo già l'esperienza di quella tenuta 7 anni fa, ma molti dei particolari si sono persi con il tempo.
Da qui l'idea di raccogliere quest'esperienza in questo post.
La mostra si pone come obiettivo quello di raccogliere, catalogare e esporre le foto messe a disposizione dagli abitanti di Castionetto.
Il tema è incentrato sulle persone che hanno abitato il paese, per cui ritratti di persone e gruppi. La mostra precedente era invece più spostata sui luoghi.
Prima cosa è farsi un'idea di che dimensioni dare alla mostra. Questo impatta sia sul numero di persone da coinvolgere (o sul tempo da dedicare), sul materiale necessario, sul luogo dove tenere la mostra e su quanto tempo tenerla aperta. Di seguito verranno indicate le risorse necessarie per questa mostra che ha esposto più di mille foto, di vari formati.
Prima cosa è la pubblicizzazione. Per questo un volantino in cui spiegare la mostra e dare i riferimenti delle persone a cui rivolgersi per la consegna delle foto è il minimo indispensabile. Essendo poi organizzata dalla parrocchia, la mostra ha poi avuto ulteriore visibilità.
Per raccogliere e catalogare le foto è opportuno predisporre delle buste (il formato A4 permette di inserire tutti i formati). Le buste dovrebbero avere, magari facendole prestampare, il nome di chi si è occupato della raccolta, il nome di chi ha dato le foto e un numero progressivo (per la successiva catalogazione).
Su ogni foto bisognerà scrivere il numero della busta e il numero progressivo della foto all’interno della busta. Questo eviterà di scambiare le foto. Per evitare di rovinare le foto e ritornarle integre al proprietario si può utilizzare del nastro adesivo su cui è possibile scrivere, da applicare sul retro della foto.
Se si volesse fare una copia delle foto per la catalogazione, bisognerà far firmare una liberatoria a tale scopo.
Una tabella inoltre raccoglierà le informazioni delle singole foto. Ogni riga dovrà avere un numero progressivo (relativo alla busta) con il numero maggiore di righe possibili (una trentina dovrebbe essere sufficiente).
Una colonna dovrà contenere la descrizione, quanto più possibile descrittiva.
Una colonna dovrà essere lasciata bianca per la successiva operazione di inserimento nei quadri.
Le buste poi verranno distribuite a chi si occuperà di raccoglierle, 4 o 5 per ognuno dovrebbero essere sufficienti per iniziare.
Se chi raccoglie le foto, si occupa anche di inserire le informazioni sul foglio di excel si velocizzeranno le operazioni seguenti.
Una volta raccolte alcune buste si può iniziare a comporre i quadri di esposizione.
Anche per il numero di quadri da procurarsi vale il discorso sul numero di foto che si intende esporre. Esistono in commercio dei pannelli di compensato con la copertura anteriore trasparente (meglio se satinata per evitare i riflessi) che permettono sia di mantenere bassi i costi che di preservare le foto da danni più o meno accidentali.
Iniziando quindi dalle prime buste si può inserire le foto nei pannelli. Ogni pannello dovrà avere un numero progressivo.
Sul pannello dovrà esserci un numero progressivo esposto in corrispondenza di ogni foto. Tale numero servirà come indice sulla didascalia e per la catalogazione.
Sulla busta da dove vengono prese le foto, bisognerà segnare nella colonna precedentemente lasciata bianca il numero di pannello e il numero progressivo all’interno del pannello.
Seguendo l’ordine delle buste si riesce a disporre velocemente le foto, se invece si vuole creare dei pannelli più omogenei il tempo logicamente si allunga.
Attenzione inoltre, specie per le foto più vecchie, ai duplicati.
Una volta compilate le buste con i numeri di pannello si può passare alla catalogazione su computer. Un foglio di excel (o di un altro foglio elettronico) può essere sufficiente.
A questo scopo è quindi necessario solo avere a disposizione le buste opportunamente compilate, senza più la necessità del pannello.
Il foglio avrà 3 colonne per la catalogazione delle buste (numero busta, progressivo busta e descrizione) e 2 colonne per il numero pannello e progressivo della foto all’interno del pannello.
Solitamente, nel nostro caso, in una serata 3 gruppi da 2 persone si occupavano di inserire le foto nei pannelli e 2 persone si occupavano di inserire i dati nel foglio di excel.
Man mano che i pannelli sono pronti si può iniziare a esporli nella sala espositiva. Per fare questo ci sono molti modi in dipendenza anche di come è strutturata l’esposizione. Se le stanze sono numerose e relativamente strette si può pensare di attaccare i pannelli ai muri. Se invece si dispone di un open space bisognerà procurarsi dei cavalletti per l’esposizione. Quelli a fisarmonica sono modulari e permettono di scegliere la disposizione più indicata.
Per la stampa delle didascalia il modo più veloce è creare un report (nel nostro caso con Access) del foglio di excel. Questo è possibile raggruppando per pannello e visualizzando il numero progressivo pannello e la descrizione.
Sicuramente ci saranno delle correzioni, per cui questo sistema permette di ristampare le didascalie in maniera veloce.
Per il periodo espositivo bisognerà inoltre stabilire in che giorni e con che orari effettuare le aperture e chi dovrà essere presente.
Una volta terminata la mostra bisognerà togliere le foto dai pannelli e reinbustarli. Questo sarà possibile facilmente grazie al numero di busta sul retro di ogni foto. Ricordarsi di togliere il nastro adesivo.
